Biuro rachunkowe Sochaczew. Rozliczenia i doradztwo podatkowe...

Zmiany sposobu ujmowania kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w 2013 roku. – część I.

Zasady i sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dziennik Ustaw z 2003r. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.), wydanym na podstawie art. 24a ust. 7. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W związku ze zmianami w ustawie z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012r. poz. 361, z późn. zm.) wprowadzonymi ustawą z dnia 16 listopada 2012r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz. U. z 2012r. poz. 1342) od 1 stycznia 2013 roku na podatników nałożone zostały nowe obowiązki w zakresie dokumentowania operacji gospodarczych.

Do końca 2012 roku za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów i zaksięgowania go w podatkowej księdze przychodów i rozchodów był dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu potwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej i na tym w zasadzie kończyło się ujęcie wydatku w kosztach.

Od 1 stycznia 2013 roku określenie dnia poniesienia kosztu nie zostało zmienione, natomiast istotnymi i dodatkowymi warunkami zobowiązującymi do dalszych działań związanych z kosztami uzyskania przychodów lub brak konieczności podejmowania jakichkolwiek działań, będą:

• termin płatności (do 60 dni włącznie) określony na fakturze zakupu,
• termin płatności (powyżej 60 dni) określony na fakturze zakupu,
• dzień faktycznego uregulowania kwoty wynikającej z tej faktury,
• posiadanie potwierdzenia zapłaty (pokwitowanie, potwierdzenie przelewu itp.).

W przypadku, gdy kwota wynikająca z faktury (rachunku) została ujęta (zaksięgowana) w kosztach uzyskania przychodów i nie została uregulowana w terminie 30 dni od daty upływu terminu płatności określonego na fakturze zakupu (nie dłuższy niż 60 dni) powstaje obowiązek zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwotę wynikającą z tej faktury (rachunku).
Korekty kosztów należy dokonać w miesiącu, w którym mija 30 dni liczonych od dnia upływu terminu płatności określonego na fakturze (rachunku).
Jeżeli po dokonaniu zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów, kwota wynikająca z faktury (rachunku) zostanie zapłacona, w miesiącu dokonania płatności zwiększa się koszty uzyskania przychodu o kwotę płatności.

PRZYKŁAD I.
Osoba prowadząca działalność gospodarczą, będąca czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, dokonała zakupu z prawem do odliczenia podatku naliczonego, na kwotę netto 1 000,- zł. plus 230,- zł. podatku VAT (brutto = 1 230,- zł.).
W otrzymanej od sprzedawcy fakturze z dnia 02 stycznia 2013r. określono termin zapłaty - 21 dni od dnia wystawienia faktury (ostatnim dniem zapłaty jest więc dzień 23 stycznia 2013r.) Termin 30 dni od upływu terminu płatności, to okres 24.01.2013r. – 23.02.2013r.


• WARIANT 1. Nabywca uregulował fakturę w całości w dniu 26 lutego 2013r. W związku z tym, że termin zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów przypada w lutym 2013r. i termin zwiększenia kosztów o kwotę zapłaty przypada również w lutym 2013r. nie postaje obowiązek korekty kosztów.
  
  
• WARIANT 2. Nabywca uregulował fakturę w całości w dniu 1 marca 2013r. W lutym 2013r. należy zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o kwotę wynikającą z zaksięgowanej faktury. Natomiast w marcu 2013r. można zwiększyć koszty uzyskania przychodu o kwotę uregulowanego zobowiązania. W sytuacji, gdy w terminie płatności lub w terminie kolejnych 30 dni nastąpiło częściowe uregulowanie kwoty wynikającej z faktury (rachunku), obowiązek zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów dotyczy kwoty pozostałej do uregulowania.
  
  
• WARIANT 3. Nabywca uregulował fakturę w dniu 23 lutego 2013r. w kwocie 738,- zł. (netto 600,- zł. plus podatek VAT 138,- zł.), natomiast w dniu 1 marca 2013r. wpłacił na konto wystawcy faktury pozostałą kwotę w wysokości 492,- zł. W lutym 2013r. należy zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o kwotę różnicy pomiędzy kwotą wynikającą z zaksięgowanej faktury, a kwotą dokonanej zapłaty, czyli o kwotę 400,- zł. (1 230,- zł. minus 738,- zł. pozostało do zapłaty 492,- zł. (netto 400,- zł. plus podatek VAT 92,- zł.) W marcu 2013r. można zwiększyć koszty uzyskania przychodu o kwotę 400,- zł.
  
  

Inne terminy zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów dotyczą nieuregulowanych faktur zakupu, w których określono termin płatności dłuższy niż 60 dni. Wówczas obowiązek zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów powstaje z upływem 90 dni liczonych od daty zaliczenia kwoty faktury do kosztów uzyskania przychodów.

PRZYKŁAD II. Osoba prowadząca działalność gospodarczą, będąca czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, dokonała zakupu z prawem do odliczenia podatku naliczonego, na kwotę netto 1 000,- zł. plus 230,- zł. podatku VAT (brutto = 1 230,- zł.) W otrzymanej od sprzedawcy fakturze z dnia 02 stycznia 2013r. określono termin zapłaty - 120 dni od dnia wystawienia faktury (ostatnim dniem zapłaty jest więc dzień 2 maja 2013r.) Termin 90 dni od daty ujęcia faktury w kosztach uzyskania przychodu, to okres 03.01.2013r. – 02.04.2013r.


• WARIANT 1. Nabywca uregulował fakturę w całości w dniu 26 kwietnia 2013r. (przed ostatecznym terminem zapłaty). W związku z tym, że termin zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów przypada w kwietniu 2013r. i termin zwiększenia kosztów o kwotę zapłaty przypada również w kwietniu 2013r. nie postaje obowiązek korekty kosztów.
  
  
• WARIANT 2. Nabywca uregulował fakturę w całości w dniu 2 maja 2013r. (w ostatnim dniu płatności). W kwietniu 2013r. należy zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o kwotę wynikającą z zaksięgowanej faktury. Natomiast w maju 2013r. można zwiększyć koszty uzyskania przychodu o kwotę uregulowanego zobowiązania.

W przypadku, gdyby w miesiącu w którym wystąpił obowiązek zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów, koszty nie występowałyby lub byłyby mniejsze od kwoty zmniejszenia należy odpowiednio zwiększyć przychody o kwotę, o którą niemożliwe jest zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów.

Opisane zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2013r. powodują konieczność gromadzenia dowodów zapłaty, śledzenia upływu terminów płatności i dokonywania zmian wpisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Należy pamiętać, że w sytuacji dokonywania zakupów w jednostkach handlu detalicznego, gdzie zwykle płatność następuje w momencie zakupu, należy zwrócić uwagę na adnotację na fakturze o treści „zapłacono” lub „zapłacono gotówką/kartą” . Określenie sposobu zapłaty np.: „sposób zapłaty: GOTÓWKA” - nie jest potwierdzeniem dokonania zapłaty.

Podobne zasady zmniejszania i zwiększania kosztów uzyskania przychodów odnoszą się do zaliczonych do kosztów odpisów amortyzacyjnych dotyczących nabycia lub wytworzenia środków trwałych lub nabycia wartości niematerialnych i prawnych. Szczegóły w następnej części.

doradca podatkowy – Marlena Bartoszewicz.


Sochaczew, data publikacji artykułu: 30 grudnia 2012r.

Biuro rachunkowe Sochaczew - ABAKUS

96-500 Sochaczew,
ul. Słowackiego 16
Tel. 0-607-41-71-38
Tel. 0-46-86-212-38.