KOSZTY NA PRZEŁOMIE ROKU w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Od kilku lat koszty poniesione w roku podatkowym, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, i obejmujące okres przekraczający rok podatkowy, powodują że kwoty wynikające z faktur (rachunków) dokumentujących poniesienie tych kosztów nie mogą być w całości ujęte w kosztach uzyskania przychodu w roku ich poniesienia.
Zazwyczaj są to faktury (rachunki) dotyczące opłat za wszelkiego rodzaju abonamenty (telefoniczne, utrzymania domen internetowych i inne media), licencje, ubezpieczenia, czynsze, opłaty franczyzowe, szkolenia i wykłady itd.
Faktury (rachunki) wystawione przez operatorów telekomunikacyjnych zawierają przynajmniej dwie składowe:
1) opłata abonamentu telekomunikacyjnego - przedpłata za określony okres,
2) opłata za usługi telekomunikacyjne faktycznie wykorzystane - zapłata po podsumowaniu ilości i rodzaju wykorzystanych usług,
Licencje często dotyczą 1 roku z tym, że obejmują okres od dnia zakupu lub zarejestrowania, a te nie zawsze są pierwszym dniem roku.
Ubezpieczenia roczne podobnie jak licencje, nawet jeżeli opłacane są w ratach, przynajmniej jedna z rat odnosi się do okresu na przełomie roku.
Czynsze, franczyza i podobnego rodzaju opłaty również często przekraczają zakres dat jednego roku.
Szkolenia i wykłady organizowane cyklicznie opłacone „z góry” za semestr lub pakiet.
W związku z powyższym, aby ująć w kosztach uzyskania przychodu właściwe kwoty należy uwzględnić dane dotyczące okresu za jakie dokonywana jest opłata, zawarte w umowach, załącznikach do faktur, bądź w treści samej faktury (rachunku).
PRZYKŁAD I
Faktura zakupu usług telekomunikacyjnych z dnia 10 grudnia 2012r. opiewająca na kwotę 246,- zł.
Z załączników wynika, że:
- abonament w kwocie 61,50 zł dotyczy okresu od 10 grudnia 2012r. do 09 stycznia 2013r. (okres przekraczający rok podatkowy),
- opłaty za połączenia w kwocie 184,50 zł dotyczą okresu od 10 listopada 2012r. do 09 grudnia 2012r. (okres nieprzekraczający roku podatkowego).
Kwotę abonamentu należy określić proporcjonalnie w części przypadającej na poszczególne lata:
Grudzień = 31 dni
- abonament w kosztach grudnia 2012r. - 22/31 z kwoty 61,50 zł = 43,65 zł,
- abonament w kosztach stycznia 2013r. - 9/31 z kwoty 61,50 zł = 17,85 zł,
- opłaty za połączenia w kosztach grudnia 2012r. - 184,50 zł.
PRZYKŁAD II
Faktura zakupu usług telekomunikacyjnych z dnia 10 stycznia 2013r. opiewająca na kwotę 346,- zł.
Z załączników wynika, że:
- abonament w kwocie 61,50 zł dotyczy okresu od 10 stycznia 2012r. do 09 lutego 2013r. (okres nieprzekraczjący roku podatkowego),
- opłaty za połączenia w kwocie 184,50 zł dotyczą okresu od 10 grudnia 2012 do 09 stycznia 2013r. (okres przekraczjący rok podatkowy).
Kwotę opłat za połączenia należy określić proporcjonalnie w częściach przypadających na poszczególne lata:
Styczeń = 31 dni.
- abonament w kosztach stycznia 2013r. w kwocie 61,50 zł,
- opłaty za połączenia w kwocie wynikającej z załączonego „bilingu”( zrealizowanych w grudniu 2012r.) w kosztach grudnia 2012r. - o ile nie zostało złożone zeznanie roczne za miniony rok, w przeciwnym przypadku koszty należy ująć zgodnie z ogólną zasadą tzn. w dacie wystawienia faktury (rachunku),
- opłaty za połączenia w kwocie wynikającej z załączonego „bilingu”( zrealizowanych w
styczniu 2013r.) - w kosztach stycznia 2013r.
Przedstawiony mechanizm należy analogicznie stosować do innych udokumentowanych kosztów uzyskania przychodów z uwzględnieniem długości okresu objętego opłatą.
PRZYKŁAD III
Ubezpieczenie OC samochodu na kwotę 1200,- zł obejmuje okres od 1 października 2012r. do 30 września 2013r.
Liczba dni ubezpieczenia w 2012r. - 92 dni,
Liczba dni ubezpieczenia w 2013r. - 273 dni,
Koszty 2012r. = 302,47 zł (92/365 kwoty 1200,- zł),
Koszty 2013r. = 897,53 zł (273/365 kwoty 1200,- zł).
Opisane zasady ujmowania tego typu kosztów w podatkowej księdze przychodów
i rozchodów wymagają wykonania następujących czynności:
- wyliczenie ilości dni dotyczących bieżącego i następnego/poprzedniego roku,
- wyliczenie ułamkowych kwot kosztów uzyskania przychodów, dotyczących bieżącego
i następnego/poprzedniego roku,
- sporządzenia kopii dokumentu będącego podstawą zaksięgowania,
- sporządzenie opisu na kopii dokumentu ze wskazaniem nr poz. zapisu oryginału w księdze,
- ponowne zaksięgowanie faktury (rachunku) zakupu w następnym/poprzednim roku w części nań przypadającej.
doradca podatkowy – Marlena Bartoszewicz.
Sochaczew, data publikacji artykułu: 31 grudnia 2012r.
Biuro rachunkowe Sochaczew - ABAKUS
96-500 Sochaczew,
ul. Słowackiego 16
Tel. 0-607-41-71-38
Tel. 0-46-86-212-38.
. 
